
Het Bestuur vergadert zes maal per jaar om de spontane aanvragen te beoordelen. Dit gebeurt doorgaans in de even maanden. De deadlines voor het indienen van nieuwe aanvragen staan achter de vergaderdata.
| Vergaderdatum | Deadline | |
| 23 april 2012 | 16 maart 2012 | |
| 27 juni 2012 | 18 mei 2012 | |
| 29 augustus 2012 | 20 juli 2012 | |
| 24 oktober 2012 | 14 september 2012 | |
| 17 december 2012 | 9 november 2012 |
Aanvragen die later dan voornoemde deadlines binnenkomen, moeten wachten tot de volgende bestuursvergadering die twee maanden later plaatsvindt.